Jakość w spedycji

W branży transportowej jesteśmy już od kilkunastu lat. Niestety nasze obserwacje pokazują, że w sporej jej części kuleje nie tylko poziom jakości obsługi klienta, ale i elementarne zasady bezpieczeństwa. W Stan-Trans są to dwa bardzo ważne elementy, o które dbamy od samego początku istnienia naszej firmy. Już w 2012 roku postawiliśmy na wdrożenie w naszym przedsiębiorstwie systemu zarządzania jakością ISO 9001:2015, bo uważamy, że jest to mocna podstawa w sukcesie każdego biznesu. Co jeszcze sprawia, że wiemy, jak wybrać konkretną firmę spedycyjną na ważnego partnera w biznesie?

Spedycja ‒ co to jest?

Na początku usystematyzujmy wiedzę. Nie wszyscy są w stanie pokazać różnicę między logistyką i spedycją, a także transportem w ogóle. Czym zatem jest spedycja i na czym polega praca w spedycji?

Spedycja to proces organizacji i zarządzania transportem towarów, który obejmuje zarówno formalności logistyczne, jak i prawne. Firmy spedycyjne pełnią ważną rolę w łańcuchu dostaw, koordynując cały transport. Można powiedzieć, że są one swego rodzaju pośrednikiem między nadawcą zlecenia a przewoźnikiem. Dzięki działaniom podejmowanym w firmach spedycyjnych towary docierają na czas i w odpowiednich warunkach, niezależnie od odległości czy rodzaju transportu.

Z kolei spedycja z logistyką różni się przede wszystkim zasięgiem działań. Logistyka ma szerszy zakres i obejmuje cały proces zarządzania przepływem towarów, informacji i zasobów w łańcuchu dostaw. Oprócz transportu, obejmuje magazynowanie, zaopatrzenie, zarządzanie zapasami oraz planowanie i optymalizację procesów w celu minimalizacji kosztów i maksymalizacji efektywności.

Rodzaje spedycji transportowej

Zasięg planowanej usługi transportowej pozwala nam wyróżnić dwa rodzaje spedycji. Spedycja krajowa obejmuje organizację transportu towarów w granicach jednego kraju, np. w Polsce. Z kolei spedycja międzynarodowa wiąże się z bardziej złożonymi procedurami, takimi jak obsługa celna, dostosowanie do różnych przepisów prawa czy planowanie transgranicznych tras ‒ ponieważ transport w jej ramach wychodzi poza granice jednego państwa.

Z uwagi na sposób transportowania ładunków możemy za to wymienić:

Zorganizujemy dowolny

transport w 45 minut

lub krócej

Nasz pracownik szybko przygotuje konkretną propozycję, a po jej akceptacji osobiście dopilnuje, by nic nie przeszkodziło w dostawie na umówiony czas.

Nagłe zlecenia nas nie zaskakują, bo jesteśmy dobrze przygotowani.

wyślij zapytanie

• spedycję drogową ‒ najbardziej elastyczna, idealna do przewozu towarów w różnorodnych lokalizacjach, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych;
• spedycję kolejową ‒ ekonomiczna i ekologiczna, szczególnie w przypadku dużych ładunków przewożonych na dalekie odległości;
• spedycję morską ‒ kluczowa w transporcie międzykontynentalnym, pozwala na przewóz towarów masowych i kontenerów;
• spedycję lotniczą ‒ niezastąpiona, gdy priorytetem jest szybkość dostawy, choć związana z wyższymi kosztami;
• spedycję intermodalną ‒ łączy ona różne rodzaje transportu, zapewniając optymalizację kosztów i czasu.

O tym, jak organizowane są spedycje transportowe możesz więcej poczytać na naszym blogu!

Co zatem leży u podstaw sukcesu firmy spedycyjnej?

Profesjonalna firma spedycyjna powinna zwracać uwagę na kilka aspektów, dzięki którym dba się o bezpieczeństwo transportu, minimalizując tym samym ryzyko uszkodzenia lub utraty towarów. Bardzo ważne jest także przestrzeganie przepisów prawa oraz terminowe dostawy, co buduje zaufanie klientów. Co jeszcze składa się na sukces w spedycji?

Kwalifikacja i ocena dostawców

Nie można świadczyć wysokiej jakości usług bez odpowiedniej kwalifikacji dostawców. Na czym powinna polegać kwalifikacja dostawcy w spedycji?

Wszystkich nowych dostawców należy dokładnie zweryfikować. Weryfikacji podlegają:

• długość istnienia na rynku,
• wielkość firmy
• opinie innych partnerów,
• ważność dokumentów założycielskich,
• rodzaj i ważność licencji na transport,
• zakres polisy ubezpieczeniowej.

W tym ostatnim elemencie dostrzegamy chyba najwięcej niedociągnięć. Przewoźnicy niestety nadal często sami nie mają do końca świadomości zakresu swojej polisy. Funkcjonują polisy ubezpieczeniowe, które nakładają np. obowiązek parkowania jedynie na parkingach strzeżonych tzn. ogrodzonych, monitorowanych, oświetlonych oraz posiadających szlaban zabezpieczający wjazd. Takich parkingów jest jak na lekarstwo. W przypadku kradzieży towaru na takim parkingu, przy takiej polisie, możemy zapomnieć o wypłacie odszkodowania.

Samo rozpoczęcie współpracy z danym podwykonawcą to jednak nie wszystko. Bardzo ważna jest okresowa ocena dostawców, która powinna uwzględniać terminowość dostaw, poziom komunikacji, terminowość dostawy dokumentów, awaryjność, stopień spełniania indywidualnych wymogów itd. Dopiero w ten sposób zbudowana baza podwykonawców stanowi solidny fundament oraz przewagę konkurencyjną spedycji.

Wysoki poziom obsługi klienta

Niestety często obserwujemy, że wysoki poziom obsługi klienta jest rozumiany jako co najwyżej byciem miłym w czasie rozmowy telefonicznej. Niestety jakość w transporcie to o wiele więcej. Czego zatem oczekuje klient?

• Szybkiej reakcji na swoje zapotrzebowanie lub (niestety) w ogóle reakcji na swoje zapotrzebowanie! W branży niejednokrotnie spotkaliśmy się z sytuacją, kiedy to klienci skarżyli się na brak jakiejkolwiek odpowiedzi na zapytanie ze strony firmy spedycyjnej. Dopiero po dwóch dniach, po wykonaniu telefonu przypominającego, klient dowiadywał się, że zapytanie zostało przeanalizowane i niestety nie ma możliwości transportu. Ale co z poinformowaniem o tym klienta? Nie zapominajmy, że po drugiej stronie monitora siedzi człowiek, który chciałby wiedzieć, czy jego wiadomość w ogóle została przeczytana. Elementarną zatem czynnością powinna być szybka odpowiedź wysłana do zainteresowanego, że zapytanie zostało przeczytane i jest w trakcie sprawdzania.
• Rzetelnej informacji na temat realizacji swojego zlecenia. Pamiętajmy, że przewożony towar jest własnością klienta, który powinien być informowany o poszczególnych etapach transportu. „Towar został załadowany”, „towar dojedzie we wtorek na 16:00”, „towar został rozładowany” ‒ to przykłady niezbędnych informacji, które należy przekazać zlecającemu. W przeciwnym razie nawet terminowo wykonana usługa może szybko zacząć wydawać się mało atrakcyjna, szczególnie w porównaniu do firm, które zadbają również o właściwy poziom informacji.
• Stałego kontaktu z osobą odpowiedzialna za realizację transportu. Transporty realizowane są 24/7. Jeśli rozładunek towaru planowany jest w godzinach wieczornych, spedytor prowadzący transport musi być pod telefonem. Nierzadko w miejscu załadunku czy rozładunku powstają problemy komunikacyjne czy takie związane ze zmianami w ilości przewożonego towaru. Jest duża szansa, że nieodebranie telefonu przez osobę prowadzącą w takiej sytuacji zawiedzie zaufanie klienta, który najprawdopodobniej już do nas nie wróci.

Procedury

Standaryzacja jest podstawą procesów wykonawczych. Opracowanie i wdrożenie określonych reguł pozwala na utrzymywanie stałego poziomu jakości na każdym etapie działalności firmy. Wskazuje też pracownikom konkretną ścieżkę działania, tym samym minimalizując działania niepożądane i błędy. Jasno określony sposób działania, porządek w dokumentacji, nieskomplikowane instrukcje czy checklisty leżą zatem u podstaw dobrze zarządzanej firmy.

Ludzie

Dobrze wyszkolony personel, zarówno z umiejętności twardych, jak i miękkich ‒ to jeden z najważniejszych czynników w firmie. Braki w wiedzy spedytorów np. z zakresu przepisów prawa mogą kosztować firmę bardzo wiele. Warto też podkreślić, że nawet najlepsze wiadomości przekazane z ust naburmuszonego przedstawiciela z pewnością nie zachęcą do dalszego kontaktu. Zadbajmy więc o wiedzę oraz świadomość naszych pracowników, aby reprezentowali naszą firmę na poziomie, którego byśmy sobie życzyli.

Stabilne relacje biznesowe

Zarówno odpowiednio dobrany personel, właściwy poziom obsługi klienta, a także zaufani dostawcy usług transportowych ‒ wszystko to wpływa na generowanie takich relacji w biznesie spedycyjnym, które trwają wiele, wiele lat. I mamy tu na myśli zarówno relacje na linii firma ‒ klient, jak i firma ‒ partnerzy biznesowi. To fundament sukcesu każdej firmy spedycyjnej. Dbanie o indywidualne potrzeby klientów, elastyczność w dostosowywaniu oferty oraz stała komunikacja to kluczowe elementy budowania lojalności. Równie ważna jest współpraca z dostawcami i podwykonawcami, oparta na wzajemnym zrozumieniu i profesjonalizmie.

Zorganizujemy dowolny

transport w 45 minut

lub krócej

Nasz pracownik szybko przygotuje konkretną propozycję, a po jej akceptacji osobiście dopilnuje, by nic nie przeszkodziło w dostawie na umówiony czas.

Nagłe zlecenia nas nie zaskakują, bo jesteśmy dobrze przygotowani.

wyślij zapytanie

Nowe technologie

Współczesna spedycja nie może obyć się bez nowoczesnych technologii. Systemy zarządzania transportem, narzędzia do monitorowania ładunków w czasie rzeczywistym czy cyfrowa wymiana dokumentów znacząco podnoszą efektywność działań i minimalizują ryzyko błędów. Automatyzacja procesów pozwala firmom oszczędzać czas i koszty, a także oferować klientom większą przejrzystość – na przykład poprzez możliwość śledzenia przesyłki online. W dłuższej perspektywie wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych to inwestycja w konkurencyjność i stabilność firmy na rynku.

Zrównoważony rozwój i ekologia

Coraz większą rolę w branży spedycyjnej odgrywa troska o środowisko. Optymalizacja tras, inwestowanie w bardziej ekologiczne środki transportu czy kompensacja emisji CO₂ to działania, które nie tylko zmniejszają ślad węglowy, ale także budują pozytywny wizerunek firmy. W Stan-Trans oprócz wdrożonego systemu zarządzania jakością, zadbaliśmy także o odpowiednią politykę środowiskową ‒ w ramach wprowadzenia ISO 14001:2015.

Sukces w branży spedycyjnej ‒ niejedno ma imię!

Oczywiście czynników wpływających na sukces firmy spedycyjnej jest znacznie więcej ‒ chociażby strategia biznesowa. W tym artykule skupiliśmy się jednak na takich, które na co dzień obserwujemy: jak wielkie mają znaczenie, choć nie zawsze są odpowiednio doceniane.

Zadbajmy o solidnych dostawców usług transportowych, jasne procedury, wiedzę i świadomość pracowników oraz właściwy poziom obsługi klienta, a zobaczymy, jak zadowolonych klientów oraz klientów z polecenia będzie przybywać, co automatycznie zapewni sukces naszej spedycji.

Zacznij współpracę z firmą spedycyjno-transportową z Małopolski!

Wybór odpowiedniej firmy spedycyjnej to pierwszy krok do sprawnego i bezpiecznego transportu towarów. Profesjonalny partner zapewni kompleksową obsługę logistyczną, od planowania trasy po zarządzanie dokumentacją ‒ a wszystko będzie opisane w przejrzystej umowie spedycji. Współpraca z ekspertami w tej dziedzinie pozwala skupić się na rozwoju własnego biznesu z pewnością, że ładunki dotrą na czas i w nienaruszonym stanie.

Nie marnuj więc czasu na spedytorów, których cały czas musisz kontrolować i do których nie masz za grosz zaufania. Postaw na firmę, z którą będziesz w stanie nawiązać długoterminową współpracę i która na wylot zrozumie Twoje potrzeby, a także ‒ co więcej ‒ będzie je skrupulatnie realizować. Porozmawiaj z ekspertami z firmy Stan-Trans ‒ na pewno znajdziemy wspólny język!