„Komunikacja? My w transporcie robimy, a nie w komunikacji!” Część 1.

Pamiętam, że kiedyś jeździłem do szkoły tramwajem ZKM, skrót od Zakład Komunikacji Miejskiej. Potem nastąpiła zmiana na ZTM, co oznaczało Zakład Transportu Miejskiego. Niby mała różnica, ale spójrzmy, jak to wygląda od strony definicji.

Komunikacja – wymiana informacji między jej uczestnikami. Nośnikami danych mogą być słowa, gesty, teksty, obrazy, dźwięki czy też sygnały elektryczne albo fale radiowe.

Transport – przemieszczanie ludzi lub ładunków w przestrzeni przy wykorzystaniu odpowiednich środków.

To już wszystko jasne, faktycznie tramwaje nie za dużo mają wspólnego z komunikacją, bardziej z transportem. Przy okazji nasuwa się jedno pytanie: czy transport może istnieć bez komunikacji?

Nie będę się tutaj rozwodził nad odpowiedzią, powiem krótko – według mnie nie ma takiej opcji. Wymiana informacji z kierowcą który realizuje powierzone mu zlecenie, jest bardzo istotna. Taki kierowca musi posiadać komplet informacji o miejscu załadunku, rozładunku, towarze, sposobie jego zabezpieczenia, trasie do pokonania, czy o wszystkich dodatkowych czynnikach. I w drugą stronę spedytor musi posiadać wszystkie informacje jak przebiega takie zlecenie: kiedy towar został załadowany, czy wszystko się zgadzało itp. A najważniejsze musi wiedzieć, jak coś idzie nie tak. Jeśli załadunek się opóźnia, to taka informacja powinna być przekazana spedytorowi jak najszybciej by mógł on zainterweniować u zleceniodawcy lub wprowadzać korektę dalszego planu, jeśli ten jest zagrożony. Słowem standard.

Narzędzia

By taka komunikacja przebiegała sprawnie potrzebujemy do tego narzędzi. Tutaj rynek już dawno dostarczył nam rozwiązań. Kiedyś były to po prostu smsy wysyłane z bramki internetowej. Teraz możemy wykorzystywać do tego zaawansowane systemy, które na bieżąco raportują nam realizację zlecenia, zapewniają komunikację tekstową, wskazują zaplanowaną trasę i raportują odstępstwa. Po zakończonym rozładunku umożliwiają przesłanie dokumentów przewozowych do biura i wystawienie faktury. Ogromnie zwiększa to liczbę nadzorowanych przez jednego spedytora ładunków co znacząco wpływa na zmniejszenie kosztów stałych przedsiębiorstwa i zwiększenie jego efektywności. Skoro mamy już narzędzie, to pora przejść to trudniejszych zagadnień – jak prowadzić skuteczną komunikację.

„Przejdź mile w cudzych butach”

Godzina 15:50. Do spedytora dzwoni kierowca i mówi:

„Cześć, mógłbyś mi podać, gdzie dokładnie jutro ładujemy? Wiem, że w Berlinie. Chciałem sprawdzić na spokojnie jak tam dojechać.”

U spedytora rozpoczyna się wewnętrzny proces analizy możliwych odpowiedzi i w końcu pada jedna z nich:

„Potem ci wyślę, teraz nie mam czasu.”

A no faktycznie nasz spedytor nie ma czasu. Zostało przecież 10 minut do końca pracy, a wszyscy już w blokach startowych. Przecież dopiero jutro ładujemy, a on ma grafik napięty. Musi pędzić do samochodu, by ruszyć przed korkami. Pojechać po dzieci na świetlicę, do sklepu, zrobić zakupy, dojechać do domu, ugotować obiad, odrobić lekcję z młodymi, może jeszcze uda się wyskoczyć na siłownię, wykąpać się i w końcu o 21:00 usiąść na kanapie przed telewizorem. No i wtedy można wysłać tego smsa, niech kierowca ma i tylko niech będzie punktualne.

A jak to wygląda ze strony kierowcy? Ma dużo wolnego czasu, przecież ładuje dopiero jutro. Może na spokojnie siedzieć z niezamkniętym tacho i czekać do 22:00 na adres, potem sprawdzić dokładnie, gdzie ładuje, podjechać bliżej, żeby jutro nie tracić czasu. No i generalnie fajrant, zostało tylko odpalić telewizor i cieszyć się wieczorem.

Z własnych obserwacji wiem, że dzieje się tak bardzo często. Spedytorzy są zdenerwowani, bo mają tyle na głowie, a kierowca truje o jakieś pierdoły. Ale to spedytor wraca codziennie do swojego domu, do swoich najbliższych. Ktoś może powie, że przecież z definicji odpoczynek kierowcy to czas, którym kierowca dowolnie dysponuje. Tylko nie wydaje mi się, żeby był w stanie wrócić do domu, a po drodze dać znać rodzinie, że zrobi zakupy. A gdyby nasz spedytor wygospodarował te dwie minuty i wysłał mu adres od razu? Nasz kierowca mógłby wówczas sprawdzić i podjechać bliżej, zamknąć tacho i mieć więcej czasu dla siebie. Nie musiał by siedzieć jak na przysłowiowych szpilkach i czekać na informację. Miałby komfort psychiczny, że na dzisiaj już koniec roboty. Pomyślcie drodzy spedytorzy, że to kierowcy realizują wasze zlecenia. Że to kierowcy zostają po robocie w kabinie oddalonej o setki kilometrów od ich domów. Postawcie się czasami na ich miejscu i dajcie im znać, jeśli proszę o informację, w szczególności jak wy kończycie pracę, a oni jeszcze mają coś do zrobienia.